Ein Kunde möchte die Buchung ändern oder stornieren - wie gehe ich hier vor?

Sie können die Buchung eines Kunden stornieren, indem Sie sie im Managerportal im Tab Buchungen melden. Auch der Kunde selbst kann in seinem eigenen Pitchup-Konto stornieren. Buchungsänderungen kann nur der Campingplatz vornehmen, indem er die Buchung meldet.

Achtung bei Buchungsänderungen:

Wenn eine Buchung bearbeitet wird und sich die Urlaubskosten dadurch reduzieren, ziehen Sie 15 % vom neuen Gesamtpreis ab, um den neuen Restbetrag zu berechnen. Hier finden Sie die empfohlene Vorgangsweise. Wenn eine Buchung bearbeitet wurde und der neue Gesamtpreis höher ist als der usprüngliche Preis, kann folgendermaßen vorgegangen werden: Der Kunde kann gebeten werden, eine zusätzliche Buchung mit weiteren Nächten abzuschließen. Falls dies jedoch nicht möglich ist, weil die neue Buchung beispielsweise nicht den Anforderungen des Mindestaufenthaltes entspricht, müssen Sie den zusätzlichen Betrag direkt mit dem Gast verrechnen. Die Zahlung der Zusatzkosten wird nicht automatisch durchgeführt. Sie können dafür eine beliebige Zahlungsmethode mit dem Gast vereinbaren. Wenn Sie Stripe nutzen, ist es besonders einfach, dem Gast einen Stripe-Zahlungslink für den offenen Betrag zu senden.

Bitte leiten Sie Gäste, die eine Stornierung wünschen, nicht an Pitchup weiter, da wir Buchungsänderungen und Stornierungen nicht an Ihrer Stelle durchführen können.

Das Melden einer Buchung ist der schnellste und einfachste Weg, Ihre Einstellungen und Kontingente auf Pitchup.com zu aktualisieren und unser Team über etaiige Probleme zu informieren. Bitte melden Sie die Buchung auch dann, wenn Sie Payup nutzen und bereits auf „Ausstehend“ geklickt haben, um die automatische Zahlung des Restbetrags zu stornieren.

Gehen Sie so vor:

a) Der Kunde hat eine Buchungsänderung beantragt

So können Sie die Daten oder die Art der Unterkunft einer Buchung ändern:

Besuchen Sie das Tab Buchungen.
Finden Sie die betreffende Buchung und klicken Sie auf die kleine Flagge auf der rechten Seite. Ein Pop-up-Fenster wird sich öffnen.
Wählen Sie die Option „Buchungsänderung durch Kunden“.
Wenn Sie die Daten der Buchung ändern möchten, wählen Sie ein neues Anfangs- und/oder Enddatum. Wenn Sie die Art der Unterkunft ändern möchten, wählen Sie im Drop-down-Menü bei „Stellplatztyp“ die gewünschte Option.

Ihr Kontingent wird an jenen Tagen, die nach der Änderung nicht mehr Teil der Buchung sind, automatisch wiederhergestellt. Wenn Sie es entfernen möchten, besuchen Sie das Tab Belegung.

b) Der Kunde hat die Stornierung seiner Buchung beantragt

Wir möchten Sie bitten, den Kunden ans Herz zu legen, Buchungen wenn möglich eher zu verschieben als zu stornieren.

So können Sie eine Buchung stornieren, falls dennoch notwendig:

Besuchen Sie das Tab Buchungen.
Finden Sie die betreffende Buchung und klicken Sie auf die kleine Flagge auf der rechten Seite. Ein Pop-up-Fenster wird sich öffnen.
Wählen Sie die Option, die den Grund für die Stornierung reflektiert.
Darunter können Sie wählen, dass Sie die Buchung stornieren möchten, ohne die Kontingente wiederherzustellen.

Wenn Sie bei Payup angemeldet sind, beeinflusst die Einstellung, die Sie bezüglich des Fälligkeitsdatums getroffen haben, den Umgang mit der Stornierung oder Änderung. Hier erhalten Sie zusätzliche Informationen darüber, wie mit Payup storniert werden kann. Hier erhalten Sie Informationen dazu, wie eine Buchung mit Payup geändert werden kann.

Wenn Sie eine Buchung als storniert melden, scheint Sie nicht mehr in den Benachrichtigungen über aktuelle Ankünfte auf.

Bitte beachten Sie, dass die Anzahlung an Pitchup.com grundsätzlich nicht erstattet wird. Unter diesen Umständen müssen Sie diese dem Kunden jedoch rückerstatten.

Falls ein Kunde eine Buchung in seinem Pitchup-Konto storniert, werden Ihre Kontingente nicht automatisch wiederhergestellt.

Wenn Sie eine Gutschrift ausstellen und die Pitchup Anzahlung inkludieren, informieren Sie uns bitte darüber, indem Sie die Buchung melden.

Was sehe ich dann in meiner Übersicht im Tab Buchungen?

Die betreffende Buchung scheint in der Buchungsübersicht sowie im Pitchup-Konto des Kunden (falls vorhanden) als geändert auf.
Indem Sie auf die Zeile der Buchung klicken, können Sie den Verlauf aller Änderungen, die an dieser Buchung vorgenommen wurden, aufrufen. Auch Datum und Uhrzeit der Änderung sind sichtbar.

Wird eine neue Buchungsbestätigung erstellt?

Nein. Wenn Sie jedoch eine Änderung an der Buchung vornehmen und der Kunde selbst in unserem System eine neue Bestätigungsmail beantragt, wird jeweils der aktuelle Stand der Buchung inklusive aller Änderungen angezeigt.
Auch zukünftige E-Mails wie etwa Ankunftserinnerungen oder Bewertungsaufforderungen für den Kunden reflektieren den aktuellen Stand der Buchung.

Beeinflusst dies meine Preise oder Kontingente?

Bei der Durchführung der Änderung erscheint ein Warnhinweis, doch durch das Ändern von Datum oder Unterkunft wird das Kontingent der Unterkunft am neuen Datum automatisch um eines reduziert und am ursprünglichen Datum um eines erhöht. Damit die Änderung erfolgreich durchgeführt werden kann, muss am neuen Datum eine Einheit verfügbar sein.
Falls es am ursprünglichen Datum bzw. in der ursprünglichen Unterkunft kein verfügbares Kontingent mehr gibt, müssen Sie das automatisch hinzugefügte manuell entfernen. Nur so können Doppelbuchungen vermieden werden.
Das Ändern von Unterkunft und Datum beeinflusst Preise und Zahlungen nicht.

Ich nutze Integration – wie funktioniert das?

Buchungssysteme, die mithilfe eines APIs verknüpft sind, können ihre Einstellungen so anpassen, dass Stornierungen und Änderungen automatisch übernommen werden. Bitte fordern Sie dies bei Ihrem Buchungssystem an, falls noch nicht vorhanden.
Wenn Sie iCal nutzen, müssen Sie die Buchung eventuell manuell aus den Kontingenten entfernen, damit die Stornierung eines Kunden berücksichtigt wird. Dies können Sie im Bereich Belegung vornehmen, indem Sie auf die Buchung im Raster und auf „Buchung entfernen“ klicken.

Wie verschiebe ich eine Buchung auf einen anderen Stellplatz bzw. eine andere Unterkunft?

a) Das Verschieben von Buchungen auf einen Stellplatz/eine Unterkunft desselben Typs:

Auf das Tab Belegung klicken
Den richtigen Monat wählen und die Buchung im Raster finden
Auf die Buchung klicken, gedrückt halten und die Buchung auf eine andere Unterkunft ziehen. Das ist immer möglich, wenn noch Platz verfügbar ist.
Sobald die Buchung in der neuen Unterkunft ist, ist die Änderung gespeichert.

b) Das Verschieben von Buchungen auf einen Stellplatz/eine Unterkunft eines anderen Typs: