Un cliente vuole cambiare o annullare una prenotazione; come posso fare?

Puoi annullare la prenotazione di un cliente usando il sistema di notifica nella sezione "Prenotazioni" dell'extranet; altrimenti, il cliente stesso può annullarla nel suo account Pitchup.

Eventuali modifiche possono essere apportate solo dal gestore della struttura tramite il sistema di notifiche. Se modifichi una prenotazione e il prezzo per la nuova vacanza è inferiore al costo originale, sottrai il 15% dal nuovo totale per calcolare il nuovo saldo che il cliente dovrà pagare.

Dato che noi non possiamo confermare modifiche o cancellazioni al posto tuo, ti preghiamo di non invitare i clienti a contattare Pitchup.

Attenzione: se una prenotazione viene modificata e il costo finale risulta superiore al precedente, ma non puoi chiedere al cliente di prenotare per più date (ad esempio, perché l'eventuale prenotazione aggiuntiva non soddisferebbe il requisito di soggiorno minimo che hai impostato), allora dovrai riscuotere il costo aggiuntivo direttamente dall'ospite, in quanto non verrà richiesto in maniera automatica. Un modo semplice per richiedere al cliente il pagamento del costo aggiuntivo è utilizzare un link di pagamento Stripe.

Il sistema di notifica delle prenotazioni è il modo più rapido e semplice per aggiornare la disponibilità e i registri di Pitchup.com e per informare il nostro team di eventuali cambiamenti o problemi. Anche se utilizzi Payup e hai già fatto clic su "In sospeso" per annullare il saldo del cliente, ti preghiamo comunque di segnalare la prenotazione.

a) Richiesta di modifica di una prenotazione da parte del cliente

Per modificare le date di una prenotazione e/o il tipo di unità:

Visita la scheda "Prenotazioni"
Individua la prenotazione e fai clic sulla bandierina a destra
Quando viene visualizzata la finestra pop-up, seleziona "Il cliente ha modificato"
Per cambiare le date, scegli la nuova data di inizio e/o fine. Per cambiare il tipo di unità, scegli il nuovo tipo di unità dal menu a tendina.

La disponibilità verrà ripristinata per la data non più utilizzata per la prenotazione. Se desideri rimuoverla, visita la scheda "Disponibilità".

b) Richiesta di cancellazione di una prenotazione da parte del cliente

Ti invitiamo a incoraggiare i clienti a posticipare laddove possibile, anziché annullare. Per annullare la prenotazione di un cliente:

Visita la scheda "Prenotazioni"

Individua la prenotazione e fai clic sulla bandierina a destra

Quando viene visualizzata la finestra pop-up, seleziona il tipo di cancellazione

Puoi anche scegliere se ripristinare o meno la disponibilità per le date prenotate

Se ti sei registrato a Payup, l'impostazione della data di pagamento che hai inserito sull'extranet influenzerà il modo di gestire la cancellazione o la modifica. Clicca qui per avere maggiori informazioni circa le cancellazioni tramite il sistema di Payup e qui per avere maggiori informazioni circa le modifiche tramite il sistema di Payup.

Segnalando una prenotazione come annullata, farai in modo che questa non compaia nei nostri promemoria di arrivo.

Ti preghiamo di notare che il deposito di Pitchup.com generalmente non è rimborsabile, ma sarai tu a rimborsare tale deposito in questi casi.

Se un cliente annulla la prenotazione dal suo account Pitchup, la disponibilità non verrà ripristinata durante questo periodo.

Se emetti una nota di credito e includi il deposito Pitchup, ti preghiamo di segnalare la prenotazione per farcelo sapere.

Come apparirà nella mia scheda "Prenotazioni"?

La prenotazione apparirà come modificata nell'elenco delle prenotazioni nella scheda "Prenotazioni" e, se il cliente ha un account Pitchup, nell'account del cliente.

Facendo clic sulla riga corrispondente alla prenotazione modificata, è possibile visualizzare la cronologia delle modifiche apportate alla prenotazione, con la data e l'ora della modifica.

Verrà generata una nuova e-mail di conferma della prenotazione?

No. Tuttavia, se effettui la modifica della prenotazione e il cliente richiede una nuova e-mail di conferma tramite il nostro strumento di rinvio, la modifica apparirà.

Le e-mail future sulla prenotazione (promemoria di arrivo al campeggio, invito alla recensione) verranno aggiornate per riflettere eventuali modifiche alla prenotazione.

Questo influenzerà le tariffe o la disponibilità?

Ci sarà una nota di avviso, ma lo spostamento della prenotazione occuperà la disponibilità per la nuova data o il tipo di unità scelti, e libererà la disponibilità per la vecchia data o per il tipo di unità modificati. Pertanto, affinché la modifica vada a buon fine, la nuova data deve risultare disponibile.

Se la data o il tipo di unità da cui la prenotazione viene spostata non hanno più disponibilità, dovrai chiuderli manualmente per evitare l'overbooking.

La modifica della data o del tipo di unità non ha alcuna influenza su prezzi e pagamenti.

Sto usando l'integrazione: come funzionerà per me?

I sistemi di prenotazione integrati con Pitchup.com tramite API possono estendere le loro integrazioni in modo che le cancellazioni e le modifiche vengano sincronizzate automaticamente. Ti preghiamo di richiedere questa funzione al tuo sistema di prenotazione, se non è ancora in uso.

Se disponi di un'integrazione iCal, per evitare conflitti potrebbe essere necessario rimuovere manualmente una prenotazione dalla griglia di disponibilità per far apparire la cancellazione di un cliente. Per fare ciò, vai alla scheda "Disponibilità", fai clic sulla prenotazione e poi su "Elimina prenotazione".

Come posso spostare una prenotazione a un'altra unità o tipo di unità?

a) Per spostare una prenotazione a un'unità diversa nello stesso tipo di unità:

Visita la scheda "Disponibilità".
Trova il mese in questione e individua la prenotazione nella griglia.
Clicca sulla prenotazione e, tenendo premuto, trascinala su una nuova unità. Puoi farlo solo a condizione che vi sia spazio disponibile.
Una volta spostata la prenotazione nella nuova unità, la modifica è completata.

b) Per spostare una prenotazione a un tipo di unità diverso: