Un client veut modifier ou annuler une réservation - comment dois-je procéder ?

Vous pouvez annuler la réservation d'un client en la signalant dans l'onglet Réservations de votre portail de gestionnaire. Le client peut annuler la réservation depuis son compte Pitchup.

Les modifications ne peuvent être effectuées que par le propriétaire du site qui signale la réservation. Si une réservation est modifiée et que le coût est inférieur, faites une remise de 15 % sur le nouveau total afin calculer le nouveau solde dû par le client

Ne demandez pas aux clients de contacter Pitchup, car nous ne sommes pas en mesure de confirmer les modifications ou les annulations de votre part.

Remarque : Si une réservation est modifiée et que le coût du nouveau séjour est supérieur au coût d'origine mais que vous ne pouvez pas leur demander de simplement réserver plus de dates (p. ex. si la nouvelle réservation ne remplirait pas le critère de nuits minimum), vous devez alors récupérer le coût additionnel auprès du client directement. Celui-ci ne sera pas demandé automatiquement. Utiliser un lien de paiement Stripe est un moyen simple de demander la somme supplémentaire.

Le signalement des réservations est le moyen le plus rapide et le plus simple de mettre à jour votre disponibilité, vos informations et d'informer notre équipe de tout changement ou problème. Si vous utilisez Payup et que vous avez déjà cliqué « en attente » afin d'annuler le solde du client, veuillez tout de même signaler la réservation.

a) Demande de modification d'une réservation par le client

Pour modifier les dates d'une réservation et/ou le type d'emplacement :

Visitez l’onglet Réservations
Trouvez la réservation correspondante et cliquez sur le drapeau à gauche
Lorsque la fenêtre pop-up apparaît, choisissez « Le client a modifié »
Si les dates ont changé, choisissez la nouvelle date de début et/ou de fin. Si l’emplacement a changé, choisissez le nouveau type d’emplacement dans le menu déroulant

La disponibilité sera rétablie pour les dates annulées. Si vous souhaitez la supprimer, visitez l’onglet Disponibilités

b) Demande d'annulation d'une réservation par le client

Nous vous recommendons d'encourager les clients à reporter, dans la mesure du possible, plutôt qu'à annuler. Pour annuler la réservation d'un client :

Visitez l’onglet Réservations
Trouvez la réservation correspondante et cliquez sur le drapeau à droite
Lorsque la fenêtre pop-up apparaît, choisissez le type d'annulation
Vous pouvez également choisir de rétablir ou non la disponibilité pour les dates réservées.

Si vous êtes inscrit à Payup, le paramétrage de la date de paiement que vous avez définie dans le portail aura une incidence sur la façon dont vous traitez une annulation ou une modification. Cliquez ici pour obtenir plus d'informations sur les annulations en utilisant Payup et cliquez ici pour plus d'informations sur les modifications à l'aide de Payup.

Le fait de signaler une réservation comme annulée empêchera qu'elle apparaisse dans nos rappels d'arrivée.

Veuillez noter que l’acompte versé à Pitchup.com est généralement non remboursable. Vérifiez les circonstances dans lesquelles vous aurez besoin de rembourser l’acompte de Pitchup.com ici.

Si un client a annulé sa réservation depuis son compte Pitchup, la disponibilité ne sera pas rétablie durant cette période.

Si vous émettez une note de crédit et incluez l'acompte Pitchup, veuillez signaler la réservation afin que nous en soyons informés.

Comment cela apparaîtra-t-il dans l’onglet "Réservations" ?

La réservation apparaîtra comme modifiée dans la liste des réservations de l'onglet "Réservations" et - si le client possède un compte Pitchup - dans le compte du client.
En cliquant sur la ligne correspondant à la réservation modifiée, vous pouvez consulter l'historique des modifications apportées à celle-ci, avec la date et l'heure de la modification.

Un nouvel email de confirmation de réservation sera-t-il envoyé ?

Non. Toutefois, si vous faites la modification et que le client demande une nouvelle confirmation par email via notre outil de renvoi, la modification apparaitra.
Les prochains emails concernant la réservation (rappel d'arrivée au camping, révision de l'invitation au client) seront mis à jour afin de refléter tout changement de réservation.

Mes tarifs ou ma disponibilité seront-ils affectés ?

Il y a un avertissement, mais la modification de la réservation utilisera la disponibilité correspondante à la nouvelle date ou au nouveau type d'emplacement, et libérera la disponibilité correspondante à l'ancienne date ou à l'ancien type d'emplacement. Par conséquent, pour que la modification soit possible, la disponibilité doit exister pour la nouvelle date.
Si la date ou le type d'emplacement pour lesquels la réservation est déplacée n'ont plus de disponibilité, vous devrez les clôturer manuellement afin d’éviter les doubles réservations.
Les tarifs et les paiements ne sont pas affectés par la modification de la date ou du type d'emplacement.

J'utilise l'intégration - comment cela va-t-il fonctionner ?

Les systèmes de réservation intégrés à Pitchup.com via l'API peuvent étendre leurs intégrations de sorte que les annulations et les modifications sont automatiquement répercutées. Veuillez en faire la demande auprès de votre système de réservation si ce dernier n'est pas encore en place.
Si vous avez une intégration iCal en place, il vous faudra peut-être supprimer manuellement une réservation de la grille de disponibilité pour que l’annulation apparaisse, et ce, afin d’éviter les conflits, Pour ce faire, visitez l'onglet Disponibilité, cliquez sur la réservation correspondante, puis sur "Supprimer la réservation".

Comment déplacer une réservation vers une autre unité ou un autre type d'emplacement ?

a) Déplacer des réservations vers une autre unité dans le même type d'emplacement :

Allez à l'onglet Disponibilité.

Recherchez le mois concerné et localisez la réservation dans la grille.

Cliquez sur la réservation et maintenez appuyé, puis faites-la glisser vers une nouvelle unité. Vous pouvez le faire tant qu'il y a de la place disponible.

Une fois que la réservation se trouve dans la nouvelle unité, le changement est terminé.

b) Déplacer les réservations vers un autre type d'emplacement :

Voir les conseils ci-dessus dans la partie a) "Demande de modification d'une réservation par le client", point 4.